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          公文的意函: 在過程中學習! 公文的意函 一、公文是處理公務的文書，簡稱為「公文」。 公文處理，僅限於「公務」和「機關」的範圍，不涉及公務和機關之私人函 件，不是公文。「公文」實在就是處理公務的「工具」和「方法」。 二、處理公文即是處理公務，也是規劃設計施政藍圖，推動計畫工作的工夫。施展工作 抱負，推行施政理念，達成施政目標，都要先從落實公文處理開始。 三、一個機關單位的公文，其處理方式內容的好壞，代表該一機關單位，及其成員的水 準和能力，服務精神和態度，影響至為深遠，自應特別加以重視。 公文製作的目的與原則 一、公文製作的目的 (一)讓對方了解和支持。 (二)請對方同意和辦理。 二、公文製作的原則 (一)簡明扼要，一看就能了解。 (二)中肯得體，把握所代表的角色、立場，尊重對方地位、立場，注意應有的 禮貌。 (三)合法、合理、合情，依法行政，情理兼顧，不偏不倚，公正無私。 (四)案情表達順暢，因果主從安排得宜，合於程式、合於邏輯。 酒店兼職 (五)知性、理性、感性兼具,文情並茂。 公文的程式 公文的程式就是公文的程序和格式: 一、公文的程序 (一)公文依類別分：令、呈、咨、函、公告及其他六種；依行文系統分公文 則分為：上行文、平行文、下行文三種。 (二)上述公文的分類及行文系統，就是公文的程序。 二、公文的格式 （一）機關首長署名蓋章 （二）蓋用機關印信 （三）註明發文年月日 （四）加註發文字號 以上各點都是公文旳格式。 　當前一般機關學校公文的缺失 一、未能把握行文機關的立場與角色。 二、常忽略公文的基本結構及撰寫架構。 三、未能注意展現人文精神，感性氣氛。 四、全文表達未把握因果關係和邏輯順序。 五、不善摘述「主旨」精要，適當表達主旨精神。 六、常會隨別人的音樂起舞，引述失當。 七、不知注意用字遺詞，表達不能恰如其份。 八、忽略公文「程式」 公文撰擬應注意的要點 一、把握機關單位所代表的立場和角 小額信貸色。 二、尊重行政體制和行政倫理。 三、注意應有的禮貌，和尊重對方的地位、立場。 四、依照公文程式的規定，適當運用公文用語。 五、瞭解各種公文的結構和性質。 六、一般機關學校常用的公文種類有：令、函、簽、公告、書函、箋函、通知、報告、 會議議程，提案，會議紀錄等。按各類公文的結構、性質、功用各有不同，公 務人員自應充分瞭解，才能運用自如，得心應手，而達到公文處理的預期效 果。 一、簽為幕僚處理公務表達意見供上級瞭解案情，並作抉擇之依據。但其實際作業，又 分別有三種情形： (一)機關內部「單位」簽辦案件；由承辦人用制式簽紙簽擬，循行政程序送 陳，並依分層負責授權規定核決。 (二)具有「幕僚性質的單位主管或機關首長」，遇有重大情事，逕行簽陳其機 關首長及「直屬上級機關首長」，文未則以「右(謹、敬) 陳○○長」 字樣，最後具名職○○○謹簽並註明年月日。 (三)同一機關內部，各單位相互 酒店經紀之間，對公務處理會簽，其意見可以便簽為 之，也可在原簽適當位置簽註意見，或表示同意會章。 二、簽的方式： (一)使用簽的制式用紙簽擬。 (二)使用便條紙以條式簽擬。 (三)於原件擬辦欄內空白處簽擬。 三、簽的結構：使用制式簽紙、簽請機關首長核示者，應按簽的結構及程式簽辦，其結 構如下： (一)「主旨」：扼要敘述案件之內容重點和簽的目的與期望。 (二)「說明」：係對案情之緣起，經過與有關法規，或前案牽涉，以及處理方 式，作簡要之敘述，並視需要作分項條列。 (三)「擬辦」：擬辦為簽的重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決 問題之方案，如意見較多時，可分項條列處理。 「簽」的各段內容之陳述原則為：「主旨」段不陳述理由和原因，「說明」段不提擬辦 意見，「擬辦」段亦不重複「說明事項」及原委等。 一、函是一般機關學校使用最多的公文，其範圍包括： (一)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時使用。 (二)下 seo級機關對上級機關有所請求，或報告時使用。 (三)同級機關或不相隸屬機關間行文時也可使用。 二、函的本文結構和分段： (一)公文的主體結構，一般是指公文的本文部份結構，依照現行「函」的本文 結構，多以「主旨」「說明」二段式撰擬。 (二)函每段均須標明段名，「主旨」和「說明」就是函的段名。段名之上不冠 數字：段名之下應加冒號「：」，文字緊接段名冒號之後書寫。 (三)「主旨」段不另分項，敘述文字緊接段名冒號之後書寫。 (四)「說明」段如不分項，則與主旨段的寫法相同，於段名冒號之後，書寫文 字即可；否則如需分項，應另行低兩格分項條列書寫，其項號略如： 一、二、三、．．．(一)(二)(三)．．．１、２、３、．．．。 (五)說明段內容過於繁雜時，應編列為附件、抄件、影印本等。 三、函的本文分段撰擬要領 (一)主旨 1、主旨是函的精要部份，其內容包含三項要素就是本案的中心思 想，行文的目的與期望，然後依程式予以扼要敘述。 2、函中如定有 租屋網辦理時間或復文期限者，亦應於其主旨中敘明，不可 移於說明段敘述。 3、函的案情簡單可一段完成者，儘量用此一段完成，無需再分割為 二段。 4、函的概括的期望語，如「請鑒核」「請查照」等，均應列於主旨 段，切忌在「說明」段出現。 5、主旨的撰擬，應避免下列錯誤： (1)引述來文主旨，並以函復如說明，作為辦文主旨，如此即 無法表現出本機關辦文的主旨。若說明再如影印本 或引據甚多規定條款，而無結論者,更屬不妥。 (2)不宜把函文所要表達的內容統統置於主旨一段內，因為如 此就失去「主旨」應為精要重點之原則。 (3)把原因和處理辦法，置於主旨段的開頭重點之上，除有主 從不分，因果倒置之外，亦非主旨陳述原則。 (4)錯用不得體的公文用語，極易造成失禮或自貶的後果，必 須設法避免。 (二)說明 1、當案情必須就事實經過來源或理由，作較詳細敘述而無法於主旨 段容納時，用本段說明。 2、本說明段，除上述之內容外，尚含分析、研判、建議性質的事 項，亦列入此段之內。 設計裝潢 3、案情內容於分項分條列舉時，要合於邏輯概念架構，眉目清楚， 因果主從分明，整體性的事項列在前面，細節個別事項列於 後面。 4、引據法規條文，應擿要敘述，不宜全部照抄。 5、承轉之公文應擿述來文要點，不宜原文照錄；否則來文過長時， 可列為附件、抄件、影印本等。 6、說明時，每項表達一意，其意義完整者一句也可列為一項；否則 雖字較多，亦不應割裂，勉強分項。 7、須以副本分行者，除應在副本收受欄列舉外，如有要求收受者有 所作為時，應同時在說明段最後列舉，並予以註明。 8、如有附件，應在說明段內敘述附件名稱及數量。 書函 一、書函也是公文的一種，用於：以機關單位名義，對某一公務未決事項，進行磋商、 陳述、協調、徵詢或通報之用，因此書函實為協調、通報性質的公文。 二、書函使用的範圍較函廣泛，但不如函的正式和具有權威性。 三、書函的用語措詞，押日期，掛文號都與函相同。 四、書函不署機關首長姓名，蓋長條戳即可。 五、書函的撰擬可視案情需要，用條列式或分?買房子q式辦理。 六、條列式書函，可不用期望語和結束語，將事項敘完即可。 箋函 一、箋函也是公文的一種，其性質係以機關單位的立場，機關首長個人名義，作為陳 述、諮商、請示、致謝，乃至於問候用的文書。 二、箋函之製作與私人之書信相同，惟箋函的撰寫，對發信人與受信人之身份、地位、 及彼此之間的關係，都要講究，用字遺詞都要恰如其份，恰如其當。 三、箋函之措辭，不論是表情或達意，均須表現出誠懇和尊重公務及行政倫理的態度， 力求委婉得體。 四、箋函行款格式： (一)箋函應以用中式八行信箋宜。 (二)箋函之繕寫，篇幅至少須有一行到底，不宜行行弔腳。 (三)所謂一字不成行，一行不成頁，箋函於書寫繕校時，要盡量注意避免。 (四)箋函應偏寫的字，不宜寫在平抬的地位；人的名字不可拆置排列為兩行。 (五)箋函表示尊敬的抬頭，不可忽略，目前最通用者，為平抬和挪抬。平抬， 多為涉及受信人時，提行書寫，與其他各行平行；挪抬則為就原行空 一格書寫。 (六)平抬、挪抬可依需要，交互使用，不須嚴格規定 酒店工作。 專案報告 一、專案報告，多指重要的報告，包括專案報告、工作報告、簡報等。 二、專案報告，應查據政策，專業理論，以及一般報告的基本架構及原則，予以統整後 撰擬。 三、專案報告於引據政策或理論時，要簡明、扼要、易懂，陳述事實、列舉例證時，應 立場嚴謹、客觀、公正，使人信任。 四、專案報告之撰寫，要具有知識的結構性，架構條理分明、說理清楚，遺詞用字得 體，文情並茂。 結論 茲以擬辦公文最基本的常識，作為結論如下： 一、依法行政─ 擬辦公文須依照相關法令規定行事，並注意下列各點： (一)有法令規定者，依照法令規定辦理，其重點為： 1、法律優於命令 2、後法優於前法 3、特別法優於普通法 4、後令優於前令 5、上級命令優於下級命令 (二)無法令規定者，依照慣例辦理。 (三)無前例可援者，設法處理並作為創例(創例要周延可行，合情合理，沒有後 遺症)。 二、用字遺詞要得體、明確、淺顯，能一目了然，達成辦公文的目的，和發揮辦公文的 功效。 三、態度要嚴正和平，本最大善意，落實問題之處理和解決。 四、角色?褐藻醣膠蒆鶞竁F適當，尊重行政體系及行政倫理，不亢不卑，恰如其份。 五、報告、申請書、陳情書、均可用條列式及三段式公文結構撰寫。 六、實際擬辦文稿時，文稿各欄確認及填寫： (一)文別─依類別填寫。 (二)受文者─要寫全銜，及注意分行及通案處理的方式。 (三)副本分別逐一填寫。 (四)速別─分為普通件、速件、最速件。 (五)密別─密、機密．．．．．．。 (六)附件─註明名稱、數量等。 (七)承辦人簽章─押日期、蓋職名章。 (八)保存年限─按規定應由承辦人「註明」，惟目前因公文處理係分類保管， 故於歸檔時，檔案管理人員即依規定於卷面書明保管年限 資料來源:http://www.twivs.tnc.edu.tw/secret/%E5%85%AC%E6%96%87%E7%9A%84%E6%84%8F%E5%87%BD%E5%85%A7%E6%96%87.htm 資料更多的地方:http://www.twivs.tnc.edu.tw/secret/%E6%92%B0%E6%93%AC%E5%87%BD%E7%A8%BF%E6%B3%A8%E6%84%8F%E4%BA%8B%E9%A0%85%E5%85%A8.htm   .msgcontent .wsharing ul li { text-indent: 0; } 分享 Facebook Plurk YAHOO! 商務中心  .